INFORMATIVA PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI AI SENSI DEGLI ARTT. 13 E 14 DEL REGOLAMENTO UE 2016/679

Ai sensi dell’articolo 13 del Regolamento (UE) 2016/679 generale sulla protezione dei dati (da qui in avanti anche “Regolamento“) lo Studio ARCADIA DI PINAMONTI SILVIA Amministrazioni Condominiali corrente in 36100 Vicenza (VI) Via Q. Sella n. 35 - C. F. PNMSLV69M64G224A - P.IVA 03608590240, fornisce le seguenti informazioni con riferimento ai dati personali forniti, raccolti e trattati. A tale fine si informa che il trattamento dei predetti dati sarà improntato ai principi della correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della riservatezza e dei diritti degli Interessati.

Art. 1 - Titolare del Trattamento: Studio ARCADIA DI PINAMONTI SILVIA Amministrazioni Condominiali corrente in 36100 Vicenza (VI) Via Q. Sella n. 35 - C. F. PNMSLV69M64G224A - P.IVA 03608590240. Potrà rivolgere le sue richieste alla seguente mail: info@arcadia-amm.com

Art. 2 - Categorie di dati oggetto di trattamento: Oggetto di trattamento sono i seguenti dati:

• Anagrafiche proprietari - conduttori – usufruttuari (quali: nome e cognome, codice fiscale, residenze, domicili, telefono, indirizzo mail – indirizzo posta elettronica certificata – estremi documento identificativo);
• Informazioni relative alle proprietà: Dati catastali – atti di provenienza quali compravendita, donazioni, successioni ed ogni altro atto traslativo dei diritti di proprietà – contratti di locazione ad uso abitativo e commerciale,
• Informazioni relative all’utilizzo delle parti comuni (quali ad esempio: quote millesimali di proprietà);
• Informazioni relative ai pagamenti quali ad esempio (appoggio e coordinate bancarie – entità dei consumi e ogni altro dato necessario per il calcolo delle spese condominiali)
• Informazioni relative alla costituzione del nucleo familiare;
• Informazioni relativi agli adempimenti fiscali e legali;
• Informazioni relative ai fornitori di servizio: dati anagrafici e recapiti – certificazioni aziendali e/o personali – dati fiscali e /o legali relativi alle aziende fornitrici di servizi e prodotti);
• Informazioni rientranti nella categoria dei dati sensibili e particolari (quali ad esempio dati relativi alla salute in caso di danni a persone anche diverse dai condomini, o per particolari deliberazioni, come nel caso dell'abbattimento delle cosiddette "barriere architettoniche").

Art. 3 - Finalità del Trattamento, base giuridica e conseguenze del mancato conferimento dei Dati: I Dati sono trattati per le seguenti finalità:

• Gestione e amministrazione del condominio e di ogni singolo condomino, nonché per effettuare ogni attività e adempimento necessarie alla corretta gestione e amministrazione del condominio affidato nel rispetto delle prescrizioni di legge;
• Adempiere agli obblighi legali, amministrativi e fiscali a cui è soggetto il condominio;
• Gestione dei rapporti contrattuali del condominio con fornitori, consulenti tecnici e legali, nei modi e nei limiti necessari per il perseguimento delle dette finalità.

Il trattamento dei dati per le finalità indicate è essenziale e obbligatorio ai fini dell’esecuzione del mandato amministrativo conferito, un eventuale rifiuto al conferimento dei dati avrà come conseguenza l’impossibilità di eseguire correttamente le obbligazioni assunte per la gestione del condominio amministrato e nel caso verranno attivate le procedure previste dalla vigente normativa. In particolare, al fine di una corretta compilazione e/o aggiornamento dell’anagrafe condominiale i singoli condomini sono tenuti a fornire all’amministratore condominiale i dati necessari, corretti e aggiornati per l’Anagrafe condominiale, come previsto dall’art. 1130 comma 1 n. 6 c.c.

In caso si renda necessario il trattamento di dati sensibili, particolari e/o giudiziari ai sensi dell’art. 9 del Regolamento EU 679/2016, verrà richiesto il relativo consenso al trattamento, da darsi per iscritto, dall’interessato caso per caso.

Art. 4 - Modalità del Trattamento e periodo di conservazione dei Dati: I dati sono trattati principalmente presso la Studio dell’amministratore in qualità di responsabile del trattamento, con l’ausilio di mezzi elettronici e manuali idonei a garantirne la sicurezza e riservatezza. In particolare, potranno essere trattati con le seguenti modalità:

• raccolta di dati presso l’interessato;
• raccolta di dati presso registri, elenchi atti o documenti pubblici (esempio dati catastali);
• registrazione ed elaborazione su supporto cartaceo;
• registrazione ed elaborazione su supporto informatico;
• organizzazione degli archivi in forma sia automatizzata che non automatizzata

I Dati Personali saranno conservati in conformità a quanto previsto dalla vigente normativa in materia, per un periodo di tempo non superiore a quello necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati. I criteri per determinare il periodo di conservazione dei Dati tengono conto del periodo di trattamento consentito e delle normative applicabili in materia di fiscalità, prescrizione dei diritti e della natura degli interessi legittimi ove costituiscano la base giuridica del trattamento, come stabilito dall’art. 1130bis comma 1 c.c. In conformità a quanto previsto dalla vigente normativa, i Dati potrebbero essere conservati per un periodo successivo a quello originariamente previsto, in caso di eventuali contenziosi o richieste delle Autorità competenti.

Art. 5 - Ambito di comunicazione dei Dati: I dati trattati non sono destinati alla diffusione. I dati potranno essere comunicati a dipendenti e collaboratori e /o a soggetti collegati all’amministratore nonché ai condomini (i quali hanno libero accesso alla documentazione condominiale); il portiere del Condominio ove presente; le ditte di manutenzione o di fornitura di beni e servizi (nel rigoroso rispetto dei limiti inerenti il compimento delle attività obbligatorie per l’amministratore). I dati potranno, inoltre, essere comunicati, sempre nel rispetto dei limiti sopra indicati, agli studi legali presso i quali saranno eventualmente domiciliate le pratiche di morosità e/o le controversie, di qualsiasi natura, dei condomini legate alla gestione condominiale e, a norma di quanto disposto dall'art. 63 disp. att. c.c., l'amministratore è tenuto a comunicare ai creditori non ancora soddisfatti che lo interpellino i dati dei condomini morosi. I dati trattati potranno essere comunicati alla Pubblica Amministrazione, i cui funzionari agiscono sotto la sua autorità e sono stati correttamente istruiti in materia di privacy, nonché terzi soggetti, organi amministrativi o giudiziari nel caso in cui l’accesso ai dati da parte di tali soggetti fosse ordinato dall’autorità o dalla legge. I dati forniti verranno, poi, comunicati e trasmessi all’amministratore di condominio eventualmente incaricato in sostituzione del precedente, in sede di consegna della documentazione condominiale e potranno essere comunicati per le finalità sopra indicate ad altri soggetti pubblici o privati, quali istituti bancari, istituti assicurativi, Ministero delle finanze, fornitori del Condominio, consulenti tecnici o altri professionisti e in genere a tutti quei soggetti cui la comunicazione sia necessaria per il corretto adempimento delle finalità medesime.

Con riferimento ai Dati trattati loro comunicati, i soggetti appartenenti alle categorie sopra riportate potranno operare, a seconda dei casi, in qualità di responsabili del trattamento (e in tal caso riceveranno opportune istruzioni) oppure come distinti titolari del trattamento. In quest’ultima ipotesi, i Dati trattati saranno comunicati soltanto con il consenso espresso degli interessati, salvo i casi in cui la comunicazione sia per legge obbligatoria o necessaria oppure per il perseguimento di finalità per le quali non sia richiesto dalla legge il consenso dell’interessato.

Art. 6 - Trasferimento dei Dati: la gestione e conservazione dei dati trattati avverrà all’interno dell’Unione Europea.

Art. 7 - Diritti dell’interessato: in qualsiasi momento, l’interessato avrà diritto di:

· di ottenere conferma dell'esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, nonché di chiedere al titolare del trattamento l’accesso ai dati personali; ha altresì diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano;

· di ottenere l'indicazione:

I. dell'origine dei dati personali;

II. delle finalità e modalità del trattamento; della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l'ausilio di strumenti elettronici;

III. degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato;

IV. dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati;

· di ottenere:

I. l'aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l'integrazione dei dati;

II. la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;

III. l'attestazione che le operazioni di cui ai punti I) e II) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato.

· di opporsi, in tutto o in parte, per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta, nonché al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale

Tali diritti potranno essere esercitati inviando una comunicazione a mezzo posta elettronica all’indirizzo mail dell’amministratore. Fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale, l’interessato ha inoltre il diritto di proporre reclamo ad un’Autorità di controllo (per l’Italia: il Garante per la protezione dei Dati Personali), qualora ritenga che il trattamento che lo riguarda sia effettuato in violazione del Regolamento generale sulla protezione dei dati. Ulteriori informazioni sono disponibili sul sito internet http://www.garanteprivacy.it.. I soggetti interessati che dovessero decidere di proporre i ricorsi o reclami di cui sopra, sono invitati a contattare l’Amministratore.

Art. 8 - Gestione dei rapporti con i conduttori- inquilini non proprietari: Poiché non intercorre alcun rapporto contrattuale tra l’Amministratore (incaricato dai soli condomini proprietari) e gli eventuali conduttori di immobili siti nel condominio, il trattamento dei dati di questi ultimi per la gestione locazioni, potrà avvenire solo previo consenso scritto rilasciato dagli interessati, informati di quanto esposto nel presente foglio informativo. In difetto di consenso da parte dei conduttori, la gestione degli immobili avrà come unico referente il solo condomino proprietario.